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Selon un rapport Microsoft publié en juin 2025, les salariés français reçoivent en moyenne 117 emails et 153 messages instantanés (Slack, Teams, Google Chat) par jour. Cette sur-sollicitation entraîne une interruption de la concentration toutes les deux minutes en moyenne, ce qui rend le travail fragmenté et chaotique pour près de la moitié des salariés et dirigeants interrogés.
D’où la nécessité d’adopter de bonnes pratiques pour reprendre le contrôle sur sa gestion de mails et préserver sa productivité.
Répondre aux mails immédiatement, bonne idée ?
La tentation de répondre dans l’instant est grande. Pourtant, la réactivité permanente génère une illusion de productivité, alors qu’elle multiplie les interruptions nocives pour la concentration. D’après le rapport, consulter sa boîte mail de façon continue scinde la journée en micro-séquences inefficaces et contribue au phénomène de “journée de travail infinie” : 40% des utilisateurs Outlook commencent dès 6h du matin, et 29% consultent encore leurs mails à 22h. Pour préserver son efficacité, mieux vaut programmer des créneaux dédiés de consultation, par exemple le matin, après la pause déjeuner et en fin de journée.
Quand consulter et traiter ses mails ?
Les études s'accordent pour dire que la fin de matinée, entre 10h et 11h, est le créneau le plus propice pour traiter efficacement ses mails. Ce moment correspond à une baisse de sollicitations directes et à une meilleure disponibilité cognitive. S’imposer de ne pas ouvrir sa messagerie frénétiquement, mais à des horaires fixes, réduit la “pollution informationnelle” et facilite la gestion des priorités.
Selon la loi de Carlson, le cerveau met en moyenne cinq à sept minutes pour se reconcentrer sur une tâche inachevée. En vous consacrant entièrement à vos mails pendant une période déterminée, vous serez plus productif et plus efficace.
Le cerveau met en moyenne 5 à 7 minutes pour se reconcentrer sur une tâche inachevée.
Les bonnes formulations : clarté, concision, politesse
Un email professionnel efficace doit contenir :
- Un objet explicite : synthétique et évocateur pour faciliter le tri par le destinataire.
- Une formule d’appel adaptée au contexte (formel ou informel).
- Un corps structuré, allant à l’essentiel, avec des paragraphes courts et des phrases actives.
- Une formule de politesse en fin de mail, personnalisée si possible.
- Une invitation claire à l’action lorsque nécessaire (“Merci de votre réponse avant le 24/03”, “Pouvez-vous valider ce point ?”).
Exemple :
Objet : Confirmation de participation à la réunion du 12 septembre
Bonjour Madame Dupont,
Je vous remercie pour l’invitation reçue. Je vous confirme ma présence à la réunion prévue le 12 septembre à 14h.
Bien cordialement,
[Prénom Nom]
La signature : une question d’image et d’efficacité
La signature à la fin du mail est souvent gage de professionnalisme. Elle doit afficher clairement vos coordonnées, fonction, entreprise, et (éventuellement) le logo, sur 3-4 lignes maximum. La sobriété reste de mise : police lisible, couleurs neutres, et, en option, la mention d’une démarche éco-responsable (“Pensez à l’environnement avant d’imprimer cet email”).
PS : le post-scriptum (PS) date d’une époque où les lettres étaient encore écrites à la main. Dans la mesure où l’on peut modifier indéfiniment le texte d’un email avant de l’envoyer, il est déconseillé d’avoir recours au PS dans le cadre d’une communication numérique.
Faut-il créer des dossiers pour classer ses mails ?
L’organisation est essentielle : utiliser des dossiers ou libellés par projet, client ou priorité permet d’alléger la boîte de réception et d’y voir plus clair. L’application de filtres automatiques accélère le classement et limite la charge mentale. Cependant, il convient d’éviter la multiplication excessive de dossiers, au risque de complexifier la recherche ultérieure. L’idéal : limiter ses dossiers à quelques grandes catégories et archiver régulièrement.
L’impact environnemental du mail
Chaque email émis génère, en moyenne, 4 à 10g de CO2 – et jusqu’à 50g pour un mail avec pièce jointe lourde. Concrètement, pour une entreprise de 100 salariés, l’envoi des emails peut équivaloir chaque année à quatorze allers-retours Paris-New York en émissions de CO2. Mieux gérer ses mails, c’est :
- Privilégier la concision et éviter les pièces jointes volumineuses.
- Nettoyer régulièrement sa boîte (suppression des mails inutiles).
- Limiter l’envoi aux destinataires indispensables et éviter les réponses « Répondre à tous » inutiles.
- Archiver ou supprimer plutôt que de stocker indéfiniment.
Adopter une gestion raisonnée de ses mails, c’est donc allier efficacité professionnelle, qualité relationnelle… et responsabilité environnementale.
