Télétravail : 10 bonnes pratiques pour rester motivés, parce que ça va durer

#restonsconnectes Santé

Le télétravail devrait se prolonger après le 11 mai. Donc on s'organise. Car si certains le vivent bien, près de la moitié sont en détresse psychologique. Alors comment créer des rendez-vous et garder le lien entre collègues pendant le confinement, on fait le tour des bonnes pratiques

Actualisation le 20 avril

Une étude réalisée par OpinionWay et révélée ce lundi 20 avril, montre que près de la moitié des 7 millions de salariés en télétravail présentent des symptômes de détresse psychologique. Ils se sentent plus sollicités que jamais et parfois dépassés. Les femmes qui cumulent souvent la charge des enfants et des heures de télétravail se montrent plus épuisées. Au global 18% de l’ensemble de l’échantillon présentent des troubles mentaux sévères. Ces chiffres inquiétants viennent rappeler combien la gestion des équipes est essentielle dans cette phase de télétravail qui va durer.

On a compilé des bonnes pratiques pour garder le contact avec les équipes, se soutenir vraiment et mieux travailler

1/Créer des rendez-vous pour éviter la réunionite en ligne toute la journée

“On fait un point tous les matins à 9H30, via Google Meet pour partager les informations les plus importantes.”, explique Maxime Couraud, Chef de projet chez CosaVostra, une agence d’innovation digitale. Pour l’organisation des équipes, tout se passe via les agendas, Slack, Discord, Whereby, par mail et au téléphone. “Mais comme il est difficile de savoir qui est dispo, nous sommes en train de créer des statuts : “occupé”, “pause déj”, “dispo”, etc. pour être sûr que tout le monde travaille dans de bonnes conditions”.

2/Créer des binômes dans vos équipes, pour éviter d’épuiser tout le monde

Répondre aux besoins de chaque membre de l’équipe épuisera rapidement les capacités de la plupart des managers. Pour répartir cette responsabilité, organisez les membres de l’équipe en binômes, chaque personne étant assignée comme « copain et coach » pour son collègue. Ce modèle de leadership partagé crée une deuxième couche de soutien mutuel et prévient l’isolement émotionnel, conseille la Harvard Business Review

 

3/Manifestez de l’optimisme

L’optimisme est contagieux. Les recherches sur l’intelligence émotionnelle montrent que les salariés se tournent vers leurs supérieurs pour obtenir des indices sur la façon de réagir à des changements soudains ou à des situations de crise. Si un manager communique son stress et son impuissance, cela aura ce que Daniel Goleman appelle un effet de « ruissellement » sur les employés.

Les dirigeants efficaces adoptent,  une double approche : ils reconnaissent le stress et l’anxiété que peuvent ressentir leurs employés mais réaffirment leur confiance dans leurs équipes avec des formules comme « c’est difficile, mais je sais que nous pouvons le gérer » ou « cherchons des moyens d’utiliser nos forces pendant cette période ».  Et ces phrases là ne sont pas cosmétiques : elles aident vraiment, toujours selon les travaux compilés par la Harvard Business Review…  

4/Sortir de l’urgence, manager aux résultats 

Les managers craignent parfois que les employés ne travaillent pas aussi efficacement quand ils sont à la maison en télétravail (bien que les recherches indiquent le contraire, du moins pour certains types d’emplois). Ne pas oublier que dans cette transition soudaine, la plupart des salariés travaillent dans des conditions rocambolesques, au milieu du salon avec les enfants qui courent autour. Donc il ne faut pas hésiter à assouplir les horaires de « réunion », pour leur laisser le loisir de réaliser ce qu’ils doivent faire, quand ils peuvent le faire. Et sortir de l’urgence. L’avantage en télétravail, c’est qu’on est dans un environnement plus propice à la concentration, bien moins souvent interrompus qu’en open space. “Il faut relativiser l’urgence, éviter de harceler les gens qui ne répondent pas (ils ont une bonne raison) ou de tomber dans la réponse éclaire à tous les messages.” précise-t-on chez CosaVostra où l’on a rédigé un guide collaboratif du télétravail.

5/En profiter pour se former sur des nouveaux outils

Chez Orange, Ludivine De Alba, manager de projets, avait déjà lancé des groupes de formation.  « Normalement on avait une session tous les deux jours, là on est à 3 sessions par jour avec 600 personnes qui participent au total ». Les sessions de 30 minutes se déroulent le matin, “dans les creux de connexion pour ne pas encombrer le réseau.” 

“Hier matin, nous avons fait la formation sur un nouvel outil interne de sondages et de visio. Les participants étaient contents de l’outil. Sans le confinement, ils n’auraient jamais pris le temps de se former là dessus. Avec la distance, on prend le temps d’apprendre des choses.” Et cela permet de se projetter dans l’après. 

6/Respecter des règles de communications sur les messageries en ligne

Pour l’instant, Whatsapp, messenger, ou encore Slack couinent toute la journée. Les messages se suivent, drôlatiques, pratiques ou professionels, dans un mélange des genres nouveau. Et chacun a retrouvé dans ces messageries une petite ambiance de bureau. Mais l’amoncellement n’a pas que du bon. Gare au surmenage numérique. Et les internautes attendent finalement le respect d’un code de bonne conduite en ligne. Selon une étude réalisée par Messenger en 2019, 75 % des personnes interrogées ont déclaré qu’elles appréciaient une certaine étiquette dans l’usage des plateformes de messagerie.

N’encombrez pas les messageries instantanées :  si c’est sympa de garder le lien, l’avalanche de messages finit par rendre le travail compliqué lorsqu’il faut retrouver une information.

Ne laissez pas vos collègues sans réponse. Si vous êtes sur un autre dossier, faites le savoir.

Même si ces messageries portent à la spontanéité, prenez le temps de penser vos messages pour y rassembler l’essentiel

Si vous avez un développement plus conséquent à faire, n’hésitez pas à téléphoner. C’est plus simple et plus agréable.

 

 

 

7/Des e-cafés pour bien commencer la journée

Pour garder le lien, beaucoup d’entreprises ont mis en place des cafés virtuels, pour retrouver l’ambiance de la machine à café et les discussions informelles entre collègues. “ On se connecte en FaceTime avec les autres membres de l’équipe. « Cela nous permet de continuer à nous voir. On découvre le quotidien de ses collègues. Ce mélange vie pro-vie perso est nouveau et sympa. Au bureau, les échanges sont plus factuels qu’en ligne. Là, on rentre davantage dans l’intimité de chacun. Il n’est pas rare de voir un chat passé sur l’écran. C’est un excellent moyen de garder le lien », selon le community manager de l’agence LJ Communication, interrogé par Cadreemploi.

8/Maintenir le lien sur un fil whatsapp, s’écouter 

Cela permet d’ouvrir la journée de travail…et surtout de la clôturer. Car ceux qui sont occupés ont tendance à surtravailler. Ils ne mettent plus de limite entre leur vie professionelle et leur vie personnelle. C’est aussi l’occasion de prendre des nouvelles. “Sur le groupe whatsapp, on prend le temps de dire bonjour le matin. Quand quelqu’un ne répond pas sur la messagerie, on l’appelle, pour s’assurer que tout va bien”, raconte Ludivine De Alba chez Orange . 

“Parfois dans les réunions téléphone, on sent de la tension au bout de la ligne. Dans ce cas, on prend le temps de rappeler dernière. Il faut être à l’écoute plus que jamais.”

10/ E-déjeuner, cours de sport en ligne avec les collègues, jeux vidéos

Des lunchs e-partagés

Sur la pause déjeuner, deux recettes fonctionnent visiblement plutôt bien.  Pour ne pas se retrouver en tête à tête avec son écran, on e-dejeune ensemble. C’est aussi l’occasion de e-déjeuner avec des collègues que vous n’aviez pas vu depuis longtemps dans l’entreprise, pour sortir de la discussion sur les dossiers 

E-sport avec les collègues

Pour se détendre, beaucoup s’échangent des blagues venues du web, des conseils pratiques, aussi bien sur l’école à la maison, la cuisine, les films à voir et des plans pour faire du sport en ligne. « Les membres de notre équipe sont souvent jeunes et seules. Et il n’est pas certain qu’elles sortent et bougent vraiment si le confinement venait à durer. Donc cette offre de e-sport est un bon moyen de prévenir les risques psychosociaux », fait valoir Valérie Mabin, consultante et happyness manager du cabinet Escal Consulting.

 

 

 

Des sessions de jeux en réseau, des défis entre collègues

« Nous avons décidé de transformer les apéros de fin journée en partie de Call of duty : Modern Warfare en réseau. (…) Des groupes se créent également sur Snapchat pour des mini-jeux en réseau. En tout cas, on constate que les équipes ne s’étaient jamais autant parlé qu’en ce moment », témoigne Kévin Crouvizier, directeur produits chez GoBeep.

Certaines services en profitent pour tester des outils nouveaux, comme discord, une plateforme de gamers…assez ludique. Dans une boite de production, les moindres espaces utilisés au quotidien par les employés ont été intégrés au Discord. Ils ont installé un “salon chill”, qui reproduit la cuisine de l’entreprise, où les pauses café et déjeuner se prenaient habituellement, et de la musique est diffusée via un bot. « On peut tous partager de la musique qui est envoyée directement sur ce salon. Tous ceux qui y sont peuvent profiter de la même musique, ça nous permet d’accorder nos humeurs, en quelque sorte, d’être tous dans le même mood. » 

Et bien sur des apéros !

Mais ça vous le saviez déjà 😉

Les meilleurs outils pour maintenir des réunions à distance

 

Pour communiquer simplement et facilement en vidéo : Whereby ou Hangouts. Pour ces deux outils, aucune installation et login n’est nécessaire : vous rejoignez la réunion grâce à une adresse internet ou un numéro de téléphone.

Pour réaliser des visioconférences lorsque l’on est (très) nombreux : Google Meet.

Pour effectuer, par exemples, des formations en streaming : Twitch.

  • Pour discuter à l’écrit comme à l’oral, l’outil des gamers : Discord.
  • Pour réaliser des conférences, réunions, webinars ou partager des fichiers à distance : Zoom.

Les meilleurs outils pour organiser le travail en cours

  • Pour que chacun puisse indiquer ses ToDos, et tenir compte en temps réel de son avancée : Trello reste une valeur sûre ! 
  • Pour organiser des “morning calls” entre équipe, streamer son écran en direct lors d’une présentation client, poursuivre les small talks entre collègue, par deux ou à plusieurs : Discord ne sert pas qu’aux réunions. 
  • Pour se tenir informé de sa charge de travail et de ce qu’on a pu faire : un mail avec une to do le matin, et un mail récapitulatif le soir. Une bonne vieille méthode qui porte ses fruits….

Et toujours plus d’informations par ici