Photos, vidéos, documents, avant les vacances, on range son cloud

#pratiquesnumeriques Vie perso

Nettoyer, ranger correctement et durablement votre espace de stockage dans le cloud, c'est le moment ou jamais. Bonus, il existe des manip' intelligentes pour gagner du temps et tout retrouver en un clin d'œil.

Photo by Szabo Viktor on Unsplash
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Si votre espace de stockage en ligne fait grise mine, qu’il s’y entasse des piles de dossiers, de documents non identifiés ou des photos tous azimuts, non, ne laissez pas tomber, il existe des étapes simples à suivre pour ranger votre cloud, et tout retrouver en un clin d’œil.

1/ Identifier l’espace occupé…

Toute bonne organisation commence par faire de la place par le vide. On enlève ce qui pollue – ça libère aussi de l’espace dans sa tête – avant d’organiser le reste.

Sur Drive 

Google met à votre disposition gratuitement un espace de 15 Go. A savoir que cet espace se partage entre votre Drive, Gmail et vos photos. C’est la raison pour laquelle, si un message vous indique que vous arrivez à la limite de votre espace disponible gratuit, il se peut que ça vienne non pas de vos dossiers stockés, mais de vos mails ou de vos photos.

Pour savoir combien et comment vous utilisez votre espace, rendez-vous sur Google One qui donne la valeur de la répartition :

Espace de stockage Drive

Sur Dropbox, c’est 2 Go gratuit avant de devoir passer à la version Business. Et pour savoir ce qui utilise le plus d’espace, on consulte le lien suivant : https://www.dropbox.com/account/plan?role=personal

Espace personnel dropbox

2/ … Pour mieux le libérer

Si vous utilisez Drive 

Dans vos mails :

Ce qui grignote le plus d’espace : les messages et pièces jointes. Faites le tour de votre boîte de réception, aller dans vos onglets « Notifications », « Réseaux sociaux » et « Spams » : vous y recevez des centaines de mails par semaine sans vous en rendre compte. Sur l’onglet en question, sélectionner l’ensemble des mails et supprimer-les. Puis videz la corbeille, sinon l’espace ne sera pas libéré.

Sur Drive : 

La majorité de vos documents et surtout photos et vidéos occupe des gigas. Bon à savoir : les fichiers Google Docs, Sheets, Slides, Forms et Sites ne mangent pas d’espace.

En cliquant sur ce lien, Drive affiche les documents qui vous prennent le plus d’espace. Libre à vous de choisir ceux à placer dans la corbeille, et videz-la :

Si vous utilisez Dropbox 

L’espace de stockage fonctionne sensiblement différemment. Tous les documents que vous placez dans l’espace consomme du stockage. Raison de plus pour faire un coup de balai.

Pour supprimer définitivement un dossier, cliquez sur les trois petits points à droite du dossier puis « Supprimer ». Ou glissez-le dans la corbeille.

suprrimer dossier dropbox

Ensuite, allez dans « Fichiers supprimés » puis « Supprimez définitivement » à droite.

Supprimer définitivement

3/ Ranger vos dossiers comme vos chaussettes

Une fois votre cloud passé à la diète numérique, l’heure est au rangement avec la méthode Marie Kondo. On rappelle que cette méthode japonaise prône de se débarrasser de l’inutile, jeter ce dont on ne se sert plus et classer le reste par catégories. Une méthode bien utile pour organiser ses dossiers que nous avons déjà minutieusement détaillée ici :

4/ Gardez vos dossiers importants à portée de main

Malgré une organisation sans faille grâce à notre méthode Marie Kondo 2.0, vous peinez à trouver des dossiers. C’est souvent le cas pour des dossiers partagés. Comment faire ? Plusieurs astuces.

Ajouter en favoris

Sur Drive ou sur Dropbox, l’option « Ajouter en favori » (la petite étoile) classe automatiquement le dossier tagué dans un endroit à part. Il suffit de cliquer sur l’onglet « Suivis » à gauche dans Drive, ou, sur Dropbox, de le retrouver directement en bas des dossiers. Une option vraiment utile pour tous ceux qui utilisent les dossiers partagés :

dossier suivi

Ajoutez un raccourci 

Sur Drive, cliquez sur le dossier que vous souhaitez voir apparaître sur la page d’accueil, par exemple. Cliquez sur l’icône Drive + et choisissez l’emplacement de destination :

Dossier suivi drive

Mettez de la couleur 

Restez simple. Partez par exemple sur un code tricolore par ordre de priorité : rouge (important), jaune (en cours), vert (normal). Ou alors ajoutez une couleur à votre dossier principal en cours. Attention à ne pas finir en tableau impressionniste. Restez simple, on a dit.

Enfin, ça paraît évident, mais rangez régulièrement et suivez nos conseils pour travailler devant votre ordinateur sans vous faire mal au dos.