9 conseils pour optimiser son emploi du temps à l’heure du digital

Publié le : 02-11-2019

#digitaldurable Vie perso

Pour ne pas se laisser emporter par le tourbillon digital et optimiser la gestion de son temps, on est allé voir Maxime Barbier, ancien DG de Vertical Station, et spécialiste de tous les outils numériques

Photo by Cody Hiscox on Unsplash
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Le créateur de Vertical Station (anciennement Minute Buzz) est un ayatollah de la productivité. Temps d’infusion de sa tisane (4 min 45), heure du lever (7 h), heures de sport hebdomadaires (14), séance de méditation (10 min), nombre de livres lus (30 cette année sur un objectif de 50)… Maxime Barbier compile scrupuleusement le moindre détail de sa vie dans un tableau Excel… pour mieux l’optimiser. « C’est un peu comme avoir des super pouvoirs. En quatre ans, j’ai réussi à faire deux fois plus de choses, et à devenir deux fois plus productif au travail. » Selon lui, nous avons tous en nous la capacité de transformer notre quotidien, à condition d’être rigoureux dans la mise en place de petites habitudes.

 

1. Arrêter avec la phrase « Je n’ai pas le temps »

« Vous pensez que vous n’avez pas le temps ? C’est faux ! Du temps, vous en avez. Si vous n’arrivez pas à faire les choses, soit vous n’êtes pas suffisamment bien organisés, soit vous priorisez mal. La vie est beaucoup plus cool quand on réduit les zones de friction. »

 

2. Regardez votre temps d’écran

« Une amie n’arrêtait pas de me dire qu’elle n’avait jamais le temps. On a regardé ensemble son portable. Résultat des courses, elle passait sept heures par semaine à jouer à Candy Crush ! Allez jeter un coup d’oeil sur votre téléphone. Quel est votre temps d’écran ? »

 

3. Organisez votre semaine en blocs

« La plupart des gens pensent à leur journée dans un créneau 9h-21h. Sauf que, ça paraît bête à dire, mais nous avons tous vingt-quatre heures à notre disposition par jour. Ce qui fait 168 heures par semaine. Combien de temps voulez-vous dormir ? Combien de temps voulez-vous travailler ? Combien de temps passez-vous dans les transports ? Placez ces heures sur un planning et organisez votre semaine idéale. Comme par miracle, vous allez vous apercevoir que des heures, vous en avez bien suffisamment. »

 

4. Arrêtez de regarder vos mails toutes les cinq minutes

« Combien de temps accordez-vous à une personne pour vous répondre ? Une journée ? Alors pourquoi regarder vos mails chaque minute, de manière schizophrénique ? Répondez une fois par jour, c’est amplement suffisant. Si vous avez un travail commercial, on peut comprendre que vous ayez besoin d’être plus réactif. Dans ces cas-là, obligez-vous à réduire à une fois par heure. Dans tous les cas, faites le changement en douceur car si vous passez de chaque seconde à une fois par jour, votre cerveau ne va pas aimer. »

 

5. Préservez votre « deep work »

« Les notifications sont le cancer de la productivité ! On sait aujourd’hui qu’elles représentent une véritable addiction. Désactivez-les toutes. Elles polluent les moments où votre force de production est la plus forte, le “deep work”. Consultez-les uniquement lorsque vous en êtes conscient et que vous en avez envie. »

 

6. Définissez trois objectifs

« Pour bien préparer sa journée, posez-vous entre 15 et 20 minutes le matin. Et définissez vos trois objectifs à accomplir. Il existe aussi des variations comme le Five Minute Journal où l’on peut aussi noter les trois choses pour lesquelles on est reconnaissant par jour. Mais bien avoir en tête ce que l’on doit accomplir dans la journée, c’est déjà pas mal. »

 

7. Optimisez la prise de rendez-vous

« Qui n’a jamais galéré pour une prise de rendez-vous ? Tu envoies une dispo avec le jour et l’heure, ton interlocuteur t’en envoie d’autres… Combien de temps perdu ? Depuis un moment j’utilise Calendly. Tu définis par avance les moments où tu es dispo et tu envoies le lien. L’autre personne choisit le créneau et c’est réglé. »

 

8. Remplacer les déjeuners pro en petits-déjeuners

« J’ai arrêté de faire des dej pro. Tu mets une demi-heure pour y aller, une autre pour revenir, c’est une perte de temps. Et au final, tu peux aussi souvent régler le problème par téléphone. Je les ai remplacés par des petits déjeuners. »

 

9. Trackez vos performances dans un Excel

« Tous les jours, je reporte mes résultats dans un tableau Excel. Lever, méditation… D’ailleurs tu vois, la méditation, j’y arrive pas. Sur la totalité des objectifs que je me fixe, je suis à environ 70% de réussite. Et ensuite, tu peux faire de beaux graphiques. »